Vedtægterne er gældende fra den stiftende generalforsamling, som blev afholdt d. 30/4 2011

§ 1 – Foreningens navn og hjemsted
Stk. 1: Foreningens navn er Rollespilsforeningen Tyrfing
Stk. 2: Foreningens hjemsted er Sorø Kommune.

§ 2 – Foreningens formål
Foreningens formål er at skabe et aktivt community for rollespillere, hvor de kan udfolde sig med rollespil og lignende aktiviteter, og hvor medlemmerne får muligheden for at indgå i et aktivt socialt fællesskab omkring dette. Dette formål opnås dels gennem lejlighedsvise arrangementer/Conventions afholdt af foreningen, og dels gennem mere regelmæssige medlemsgange, hvor medlemmerne selv har indflydelse på (og ansvaret for) de afholdte aktiviteter. Herudover er det foreningens formål at skabe et netværk, hvor rollespillere, unge som ældre, kan mødes og udveksle erfaringer og afprøve ideer, samt at afholde aktiviteter som har til formål at styrke og udvikle det sociale fællesskab omkring foreningens aktiviteter.

§ 3 - Foreningens indtægter
Stk. 1: Foreningens indtægter kommer fortrinsvis fra medlemmernes kontingent-indbetalinger, kommunal støtte, afholdte arrangementer og lign.
Stk. 2: Kontingentets størrelse fastsættes på generalforsamling efter et udspil fra bestyrelsen.
Stk. 3: Kontingentet løber fra betalingsdatoen og et år frem.

§ 4 - Foreningens medlemmer
Stk. 1: Som medlemmer kan optages alle interesserede, som anerkender foreningens vedtægter og formål, samt betaler medlemskontingent.
Stk. 2: Bestyrelsen kan dog afvise tidligere ekskluderede medlemmer fra foreningen.
Stk. 3: Indmeldelse skal ske til kasserer, formand eller næstformand.
Stk. 4: Udmeldelse skal ske skriftligt til bestyrelsen.
Stk. 5: Udmeldelse sker automatisk hvis et medlem er mere end 30 dage i kontingentrestance.
Stk. 6: Indbetalte kontingenter refunderes ikke.

§ 5 - Ekskludering
Stk. 1: Bestyrelsen kan med øjeblikkelig virkning ekskludere et medlem der har misbrugt foreningens midler eller har brudt dansk lovgivning i foreningsregi.
Stk. 2: Bestyrelsen kan endvidere, efter at have givet mindst én mundtlig og én skriftlig advarsel, bortvise et medlem i en kortere eller længere periode, hvis personen har virket mod foreningens interesser eller har været til kraftig gene for andre af foreningens medlemmer. En sådan bortvisning kan aldrig vare længere end til førstkommende generalforsamling, hvor bortvisningen enten skal ophæves eller resultere i en eksklusion. Alle bortvisninger skal meddeles på førstkommende generalforsamling med begrundelse fra bestyrelsen. Denne begrundelse skal dog udelades, hvis det bortviste medlem skriftligt har udtrykt ønske herom.
Stk. 3: Eksklusion af et medlem skal meddeles på førstkommende generalforsamling med begrundelse fra bestyrelsen. Denne begrundelse skal dog undlades hvis det ekskluderede medlem skriftligt har udtrykt ønske herom.
Stk. 4: Eksklusionen af et medlem kan underkendes af et flertal af foreningens medlemmer på en generalforsamling, såfremt disse ikke er enige i beslutningen efter at have hørt begrundelsen for denne.

§ 6 - Kommunikation og information
Stk. 1: For at mindske administrationstid og omkostninger samt til gavn for miljøet, bestræbes det at al kommunikation internt i foreningen, som ikke kræver en juridisk bindende underskrift, foregår elektronisk.
Stk. 2: Til dette formål bestræber foreningen sig på at anskaffe og drive et website til kommunikation af generelle informationer og orienteringer til medlemmer og andre interesserede.
Stk. 3: Målrettet/tidsbegrænset information og skrivelser såsom indkaldelser til møder, arrangementer, generalforsamlinger, m.m. skal foregå via email/instant messaging og/eller foreningens forum/hjemmeside.
Stk. 4: Referater fra eksempelvis bestyrelsesmøder sendes pr. mail, eller offentliggøres på foreningens website.
Stk. 5: Ved indmeldelse skal medlemmet oplyse en gyldig email-adresse, som ovenstående skrivelser kan sendes til, som en del af de afgivne medlemsoplysninger.
Stk. 6: Hvis et medlem ikke har mulighed for at modtage email, kan vedkommende efter skriftlig henvendelse til bestyrelsen, fremadrettet få indkaldelser samt lignende vigtig information, tilsendt pr. almindelig brevpost.

§ 7 - Generalforsamlingen
Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Stk. 2: Den ordinære generalforsamling afholdes én gang pr. kalenderår. Det bestræbes at denne afholdes i januar eller februar måned på et af bestyrelsen nærmere fastsat tidspunkt. Indkaldelse til den ordinære generalforsamling skal ske med minimum 21 dages varsel af bestyrelsen.
Stk. 3: Hvis bestyrelsen ønsker det, eller hvis mindst 1/2 af foreningens medlemmer skriftligt udtrykker ønske herom, skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. Denne skal afholdes senest 31 dage efter begæringens modtagelse, og indkaldelsen til denne skal ske med minimum 14 dages varsel.

§ 8 - Regler og procedurer som gælder for generalforsamlingen
Stk. 1: Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent og evt. af referent.
2. Bestyrelsens åbningstale og årsberetning.
3. Kassererens åbningstale og regnskabsaflæggelse.
4.  Behandling af indkomne forslag.
5. Fastsættelse af kontingent.
6. Valg af formand, næstformand, kasserer, sekretær, samt menigt medlem, såfremt disse er på valg, valg af én revisor, samt valg af 1. suppleant og 2. suppleant og evt. én revisor-suppleant.
7. Eventuelt.
Stk. 2: Møde- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der senest ved generalforsamlingens start har betalt evt. forfaldent kontingent. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Stk. 3: Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme, dog kan ekskluderede og bortviste medlemmer ikke stemme til generalforsamlingen. Evt. bortvisninger skal behandles som et særskilt dagsordenspunkt, som behandles som det første afstemningspunkt på dagsordenen, og hvor bortvisningen ikke resulterer i en eksklusion, kan medlemmet frit stemme i afstemninger om senere punkter.
Stk. 4: Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med almindeligt flertal og ved håndsoprækning, med mindre andet er angivet i disse vedtægter. Der kan træffes beslutninger om alle punkter på dagsordenen, bortset fra punkter som behandles under "eventuelt".
Stk. 5: Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før generalforsamlingen.
Stk. 6: Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når mindst 7 af medlemmerne er til stede.
Stk. 7: Alle afstemninger om personer skal ske skriftligt. Andre afstemninger skal ske skriftligt, hvis blot én person ønsker det.
Stk. 8: Ved enhver afstemning udpeges først to stemmetællere. En person der er på valg i den pågældende afstemning kan ikke samtidig være stemmetæller for den pågældende afstemning. Det er stemmetællernes opgave at sikre en korrekt demokratisk proces.
Stk. 9: Som referent fungerer den nuværende valgte sekretær – Hvis dette ikke er muligt, skal der ved generalforsamlingens start også vælges en referent. Referenten skal under generalforsamlingen nedskrive alle beslutninger der træffes, samt stemmefordelingen af afstemninger. Referenten skal også udfærdige referatet af generalforsamlingen.
Stk. 10: En kopi af referatet underskrives efterfølgende af formanden og dirigenten, og arkiveres som officiel dokumentation af generalforsamlingen.

§ 9 – Foreningens ledelse og bestyrelsens arbejde
Stk. 1: Foreningens daglige ledelse udføres af bestyrelsen, der består af de på generalforsamlingen fem valgte valgte poster: Formand (på valg hver tredje år), næstformand (på valg hver andet år), kasserer (på valg hver andet år), sekretær (på valg hvert år), menigt medlem (på valg hvert år). Endvidere vælges til generalforsamlingen en 1. og en 2. suppleant, og det tilrådes at der også vælges en revisor-suppleant.
Stk. 2: Bestyrelsen er foreningens højeste myndighed mellem generalforsamlingerne.
Stk. 3: Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med disse vedtægter, foreningens formål og generalforsamlingens beslutninger.
Stk. 4: Bestyrelsen er forpligtet til at opfylde de gældende lovkrav for foreninger, deriblandt indhentning af børneattester for myndige bestyrelsesmedlemmer samt arrangører.
Stk. 5: Alle stemmeberettigede medlemmer kan vælges til bestyrelsen eller som suppleanter. Dog skal formands-posten, næstformands-posten og kasserer-posten alle bestrides af myndige personer. Det tilrådes endvidere at mindst én af de to valgte suppleanter er myndig, således at vedkommende kan tiltræde hvis et bestyrelsesmedlem på en af de tre poster som kræver en myndig person udtræder af bestyrelsen.
Stk. 6: Samme person må ikke samtidig bestride en post som bestyrelsesmedlem/suppleant og revisor/revisor-suppleant - dette er for at sikre en uvildig revision.
Stk. 7: Udtræder et bestyrelsesmedlem af bestyrelsen under valgperioden, træder en suppleant automatisk ind i bestyrelsen i stedet. Hvis det er formanden, så træder næstformanden dog ind som formand, og en suppleant træder ind som ny næstformand. Suppleanten som indtræder, er den suppleant med højest prioritet som samtidig opfylder et evt. alderskrav til posten. En suppleant kan dog altid vælge at lade en suppleant med lavere prioritet træde ind i stedet.
Stk. 8: Et bestyrelsesmedlem, revisor eller en suppleant kan vælges in absentia, såfremt denne har udtrykt skriftligt ønske om at stille op. Denne skrivelse skal være dirigenten i hænde senest ved generalforsamlingens start.
Stk. 9: Der kan stilles som forslag til en ekstraordinær generalforsamling at bestyrelsen skal opløses. Dette forslag kræver 2/3 flertal blandt de fremmødte. Hvis dette forslag går igennem, skal der øjeblikkeligt derefter vælges en bestyrelse som beskrevet i § 8. De valgte medlemmer vil efterfølgende udgøre foreningens bestyrelse frem til næste ordinære generalforsamling.
Stk. 10: Et bestyrelsesmedlem eller en suppleant kan ekskluderes fra sin post, såfremt denne ikke opfylder sine forpligtelser. Dette kræver at de øvrige valgte medlemmer af bestyrelsen er enige herom (vedtages enstemmigt af de øvrige bestyrelsesmedlemmer). I tilfælde af at et bestyrelsesmedlem ekskluderes, håndteres dette som hvis bestyrelsesmedlemmet havde trådt tilbage på normal vis.
Stk. 11: Bestyrelsen afholder bestyrelsesmøder efter behov (som tommefingerregel minimum et møde hver tredje måned).
Stk. 12: Det bestræbes at bestyrelsesmøder varsles senest syv dage i forvejen.
Stk. 13: Bestyrelsesmøder kan afholdes elektronisk.
Stk. 14: Alle vigtige beslutninger i forbindelse med foreningen skal vedtages af bestyrelsen.
Stk. 15: Alle udgifter til foreningen skal vedtages af bestyrelsen.
Stk. 16: Formanden (og næstformanden, når denne fungerer som formand) kan i akutte og strengt nødvendige tilfælde træffe vigtige beslutninger i forbindelse med foreningen uden at konsultere bestyrelsen først. Kassereren har samme beføjelse i forbindelse med økonomiske forhold. Bestyrelsen skal informeres om sådanne beslutninger og baggrunden for disse, så hurtigt som muligt efter beslutningen er truffet, og senest på næstkommende bestyrelsesmøde.
Stk. 17: Senest 14 dage efter nyvalg til bestyrelsen, afholdes et konstituerende møde.
Stk. 18: Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst tre af de fem medlemmer deltager i mødet.
Stk. 19: Bestyrelsesbeslutninger vedtages ved simpelt flertal, dog med undtagelsen at hvis stemmerne står lige, er (den fungerende) formands stemme afgørende.
Stk. 20: Suppleanter kan indbydes til bestyrelsesmøder, men har ikke stemmeret med mindre de træder ind for et fraværende bestyrelsesmedlem. I formandens fravær træder næstformanden ind som formand.

§ 10 – Foreningens økonomi og regnskab
Stk. 1: Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 2: Bestyrelsen er ansvarlig over for generalforsamlingen for regnskabet.
Stk. 3: Årsregnskabet udfærdiges af kassereren og revideres af den siddende revisor.
Stk. 4: Personer som har afholdt udgifter som på forhånd er godkendte af bestyrelsen, får deres udlæg refunderet af kassereren, under forudsætning af at en kvittering for udgiften afleveres. Udgifter uden dokumentation, samt udgifter som ikke er forhåndsgodkendte, refunderes som udgangspunkt ikke.
Stk. 5: Bestyrelsen kan på forhånd vedtage et godkendt "rådighedsbeløb" i forbindelse med arrangementer og lignende, hvor det ikke er praktisk at forhåndsgodkende hver eneste post. En sådan forhåndsgodkendelse er dog betinget af at der foreligger et budget for arrangementet, hvoraf behovet til beløbet skal fremgå, og det er stadig kun udgifter som direkte relaterer sig til arrangementet der kan refunderes med henvisning til en sådan forhåndsgodkendelse.
Stk. 6: Den valgte revisor, og en eventuel revisor-suppleant, skal være myndig.

§ 11 Tegningsregler og hæftelse
Stk. 1: Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i foreningen (typisk kasserer) i forbindelse med etablering af bankkonto og lignende aftaleindgåelser.
Stk. 2: Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån, tegnes foreningen dog af den samlede bestyrelse.
Stk. 3: Foreningen tegnes udadtil i andre forhold ved underskrift af formanden.
Stk. 4: Foreningens medlemmer, udvalgsmedlemmer og bestyrelses-medlemmer hæfter ikke personligt for de af foreningen indgåede forpligtelser. Foreningen hæfter kun med sin formue.
Stk. 5: Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomiske forpligtelser over for foreningen ud over kontingentforpligtelsen, samt betaling for deltagelse i arrangementer og lign.

§ 12 – Udvalg
Stk. 1: Der kan til enhver tid af bestyrelsen nedsættes udvalg til at varetage diverse opgaver - til ethvert udvalg skal der tilknyttes en kontaktperson fra bestyrelsen.
Stk. 2: Bestyrelsen er øverste myndighed i alle udvalgsspørgsmål, og alle udvalgets beslutninger skal forelægges bestyrelsen.

§ 13 - Arrangementer
Stk. 1: Officielle foreningsarrangementer skal godkendes af bestyrelsen, men kan arrangeres af enkelt-medlemmer eller af et af bestyrelsen nedsat arrangørudvalg.
Stk. 2: Foreningen arrangerer dels kontinuerlige arrangementer (medlemsgange), og dels lejlighedsvise enkeltstående arrangementer, som er relateret til foreningens formål.
Stk. 3: Det er som udgangspunkt gratis for medlemmer at deltage i de kontinuerlige medlemsgange, med mindre der afholdes større udgifter i forbindelse med disse. Ikke-medlemmer kan deltage i en enkelt gratis prøvegang pr. regnskabsår - efterfølgende deltagelse kræver indmelding i foreningen. Det bestræbes at afholde kontinuerlige medlemsgange én eller to gange om måneden. Frekvensen af de faste medlemsgange fastsættes ved den stiftende generalforsamling, og kan efterfølgende ændres af bestyrelsen hvis det skønnes nødvendigt eller ønskværdigt.
Stk. 4: Enkeltstående arrangementer kan være enten interne arrangementer eller eksterne arrangementer. Der kan opkræves deltagergebyr for både medlemmer og ikke-medlemmer. Til medlemmer kan der gives rabat for dette deltagergebyr.

§ 14 Vedtægtsændringer
Stk. 1: Disse vedtægter kan ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor det præcise ændringsforslag fremgår af dagsordenen.
Stk. 2: Det er dog muligt at diskutere et præcist ændringsforslag på generalforsamlingen, og prøve at nå til enighed om et justeret forslag i stedet, som dog skal have samme overordnede indhold.
Stk. 3: Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling de vedtages på.

§ 15 Opløsning
Stk. 1: Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på to hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær.
Stk. 2: I tilfælde af at foreningen opløses, sælges foreningens materiale. Disse og foreningens andre midler overgår herefter til Sorø Kommunes kulturforvalting og er øremærket til arbejde med børn og unge.

§ 16 Datering
Stk. 1: Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den 30. april 2011
Stk. 2: Vedtægterne er opdateret på ordinær generalforsamling den 19. januar 2013
Stk. 3: Vedtægterne er opdateret på ekstraordinær generalforsamling den 28. september 2013
Stk. 4: Vedtægterne er opdateret på ekstraordinær generalforsamling den 6. maj 2017