Bestyrelsesmøde 8 november 2014

[Ryttersgaard]

Tilstede
Knud, Nicklas, Rene, Søren, Julius (Gustav som tilhører)
Afbud fra Mark, så Julius der er suppleant træder til.

Knud er ordstyrer da han er bestyrelsesformanden.
Søren melder sig til referent da sekretæren har meldt afbud.

Da der ikke er udsendt nogen dagsorden, aftaler vi følgende;
1) Manglende svar på mail til foreningen, herunder procedure til fremtidige henvendelser.
2) Juleafslutning
3) Generalforsamling og nye medlemmer
4) Eventuelt samarbejde med andre foreninger.

1) Vi har stadig ikke svaret på den mail vi har fået fra Business Slagelse, angående et halloween arrangement den 30 oktober.
Vi diskuterede den på den første medlemsgang efter modtagelse, men da to bestyrelses medlemmer endte med at diskutere indholdet af svaret, og ingen andre sagde noget til det, gik den i stå.
Søren minder om at det ikke er en beslutning hvis det ikke står i et referat eller en forum post hvor man er nået til enighed.
Derudover mener Søren også, at man som bestyrelsesmedlem har meldt sig til at have en holdning på vegne af foreningen, og derfor ikke kan sige "det har jeg ikke nogen mening om" til nogen punkter der diskuteres.
Det besluttes at der sendes et svar til Business Slagelse, med en beklagelse af det sene svar.
Knud forfatter et svar på forum, og den resterende bestyrelse har så til onsdag til at godkende eller omformulere svaret.
Endeligt svar skal sendes onsdag og Knud sender det.
Som underpunkt besluttes følgende procedure ved fremtidige henvendelser.
En ny henvendelse diskuteres på forum.
Er man ikke nået til enighed om svar og indhold indenfor 14 dage, tages der et møde omkring det på næste medlemsgang, hvor enighed skal opnås.
Herefter skrives svaret på bestyrelsesforum, og man har nu til næste onsdag til at finpudse hvorefter der skal sendes.

2) Vi holder juleafslutning den 20 december 2014.
Det er som sådan en almindelig medlemsgang, med rollespil i lokale 1 og 2, men derudover er der mulighed for film og hygge i cafe området.
Foreningen sponserer noget guf.
Knud, Julius og Søren handler ind til det, budget maksimalt 300 kroner.

3) Næste generalforsamling ligger 17 januar 2015.
Både kasserer og revisor sagde ved sidste generalforsamling at de kun ville sidde et år på posten, derudover forlader vores sekretær området til sommer, så vi ser på min 3 nye personer.
Rene minder om at Revisor ikke behøver være et medlem af foreningen.
Vi har nok medlemmer over 18 år til at vi kan opfylde kravet om at formand, næstformand, kasserer og revisor har denne alder.

4) Vi taler om eventuelle foreninger i området vi kunne samarbejde med i større eller mindre grad.
Det aftales at Knud tager kontakt til MRF i Ringsted og en ukendt benævnt pen and paper forening i Slagelse, mens Søren tager kontakt til Høng-Crewet i Høng og Slagelse Figur og Hobby Forening i Slagelse.
Kontakten er et spørgsmål om de kunne være interesseret i et evt. samarbejde med os, og i så fald hvad de kunne forestille sig dette kunne indeholde.