Rollespilsforeningen Tyrfing

Referat fra Generalforsamlingen. 1/03/2014.

1. Morten Nygaard Andersen blev valgt som dirigent med 2/3 af stemmerne af den samlede generalforsamling.
2. Vi er 9 fremmødte er derfor beslutningensdygtige. De fremmødte er medlemmer er som følger;
- Nicklas Peter Lauenborg Nielsen
- Mark Dalsgaard
- Jeppe Emil Risager
- Julius Harald Henningsen
- Søren Ryttersgaard
- Morten Nygaard Andersen
- Rasmus Justesen
- Frederik Juul
- Knud Erik Jensen
3. Den valgte referent er Mark Dalsgaard.
4. Generalforsamlingen er udmeldt i tide og er derfor gyldig.
5. Den tidligere formand holder åbningstale og redegøre for året.
6. Der kommer spørgsmål fra de menige medlemmer der spørger om hvorvidt succeskriterier.
7. Kasseren redegøre for de forskellige tekniske komplikationer omkring vores budget. Der indkaldes til ekstraordinærgeneralforsamling snarest mulig. Det ville være den 29. Martz hvor den endelige godkendelse vil finde sted.
8.1; Der forekommer til et forslag om at vi skal have øget reklamation for foreningen. Der fremsættes en problemstilling omkring den lukkede social gruppe og om hvordan dette kan løses.
8.2; Der fremstilles et forslag fra Julius om at vi betaler gangen til diverse kongresser hvor vi gør en indsats for at rekruttere ved disse begivenheder.
9.1; Der genopstilles et forslag fra Rasmus om at vi skal have indsat foldere ved butikker der er inde for vores branche.
9.2; Der bliver fremsat en arbejdsgruppe for at producere disse foldere. Forslaget bliver taget op af bestyrelsen.
9.3: Der er enstemmigt vedtaget, der bliver nedsat en arbejdsgruppe. Jeppe Risager, Rasmus Justesen, Frederik Juul, Julius Henningsen.
10.1; Der bliver fremsat et forslag om at benytte sociale medier til at udsende information til medlemmerne. Det bliver konkluderet at folk skal være mere opmærksomme på forummet.
10.2; Det bliver konkluderet at forummet er det foretrukne sted for afbud. Det er enstemmigt vedtaget.
11. Der bliver fremsat et forslag omkring at indsætte informerende workshops omkring rollespil.
12. Forslag omkring indkøb af materiale. Indkøb af kasse til kontanter. Indkøb skrivemateriale til brug ved rollespil.
13. Det er enstemmigt vedtaget at bestyrelsen får afklaret den legale side omkring transportmuligheder og afholding af en rollespils kongres.
14. 100 kroner er valgt som det fortsatte kontingent.
15. Valg af bestyrelse;

Stemmetællere: Jeppe Risager og Frederik Juul.

Valgte medlemmer af bestyrelsen:
Knud Erik Jensen
Nicklas Peter Lauenborg Nielsen.
Jeppe Emil Risager.
Mark Dalsgaard.
Søren Ryttersgaard.

Revisor:
Morten Nygaard Andersen.
Valg af suppleanter:
Første suppleant: Julius Henningsen.
Anden Suppleant: Rasmus Justesen

Eventuelt:
Fremstillet forslag om digital indmeldelse. Bestyrelsen har udmeldt at det er for besværligt, men medlemmerne har mulighed for at stille forslag til næste Generalforsamling.
Det bliver noteret at vi fortsat skal benytte os af talent potentielt i ungdomsforeningen.

Referat fra Generalforsamlingen. 1/03/2014.

Valg af dirigent til generalforsamlingen.

1. Morten Nygaard Andersen blev valgt som dirigent med 2/3 af stemmerne af den samlede generalforsamling.

2. Vi er 9 fremmødte og er derfor beslutningensdygtige. De fremmødte er medlemmer er som følger;
- Nicklas Peter Lauenborg Nielsen
- Mark Dalsgaard
- Jeppe Emil Risager
- Julius Harald Henningsen
- Søren Ryttersgaard
- Morten Nygaard Andersen
- Rasmus Justesen
- Frederik Juul
- Knud Erik Jensen

Som følge af dette er de påkrævede 1/3 af vores deltagere fremmødt. Det fulde medlemstal for Rollespilsforeningen Tyrfing er på 13 medlemmer.
3. Den valgte referent er Mark Dalsgaard.

4. Generalforsamlingen er udmeldt i tide og er derfor gyldig.
Bestyrelsens åbningstale og årsberetning.

5. Den tidligere formand holder åbningstale og redegøre for året. Det bliver noteret at året har været forholdsvis fredeligt og at til trods for at vores julebegivenheder har været en succes så kunne det godt have været bedre arrangeret.

6. Der kommer spørgsmål fra de menige medlemmer der spørger om hvorvidt succeskriterier. Spørgsmålene gik på hvilke konkrete tiltag som der var taget i forbindelse med den målsætning som bestyrelsen lagde frem i starten af året. Svaret var at der ikke var taget noget tiltag, ud over juleafslutningen (jvf. målsætningen om flere sociale arrangementer.)

7. Kasseren redegøre for de forskellige tekniske komplikationer omkring vores budget. Der indkaldes til ekstraordinærgeneralforsamling snarest mulig. overdragelsen af regnskabet i forbindelse med ekstraordinær generalforsamling ikke var gået helt problemfrit, og der derfor under udarbejdelsen af regnskabet viste sig nogle punkter hvor der lige skal undersøges til bunds, inden det færdige regnskab kan udfærdiges. Det færdige regnskab vil derefter blive godkendt på en ekstraordinær generalforsamling. Generalforsamlingen anbefaler at den kommende bestyrelse indkalder til ekstraordinær generalforsamling d. 29. marts 2014 med dette formål.

Behandling af indkomne forslag og diskussion af punkter.

8.1; Udover det nævnte om at reklamere mere, tog vi også den beslutning som generalforsamling, at alle foreningens medlemmer skulle være opmærksomme på at få nye spillere til at føle sig mere velkomne. Et konkret forslag var, at en master og evt. et par erfarne spillere kunne "bryde ud" af deres faste gruppe, for at starte en ny aktivitet op som de potentielle nye medlemmer kunne deltage i, så de med det samme kunne være med i en aktivitet. Der blev også stillet et forslag om, at de som kendte de personer som dukkede op fra Ringstedklubbenen enkelt gang, lige kunne høre dem om der var en bestemt grund til at de kun kom en enkelt gang.

8.2; Der fremstilles et forslag fra Julius om at vi betaler gangen til diverse kongresser hvor vi gør en indsats for at rekruttere ved disse begivenheder. Der kom det counterpoint at dette kunne skabe en kultur hvor folk meldte sig frivilligt, bare for at få en gratis con-gang.
Brug af Tyrfings forum/hjemmeside og mulige alternativer på sociale medier.

9.1; Der genopstilles et forslag fra Rasmus om at vi skal have indsat foldere ved butikker der er inde for vores branche.

9.2; Der bliver fremsat en arbejdsgruppe for at producere disse foldere. Forslaget bliver taget op af bestyrelsen.

9.3: Der er enstemmigt vedtaget, der bliver nedsat en arbejdsgruppe. Jeppe Risager, Rasmus Justesen, Frederik Juul, Julius Henningsen.

10.1; Der bliver fremsat et forslag om at benytte sociale medier til at udsende information til medlemmerne. Det bliver konkluderet at folk skal være mere opmærksomme på forummet. Det blev også fremhævet at det er muligt at "automatisere" at man får en email når der kommer en post i en bestemt tråd eller et bestemt sub-forum.

10.2; Det bliver konkluderet at forummet er det foretrukne sted for afbud. Det er enstemmigt vedtaget.

10.3 Det bliver vedtaget at der er for meget teknisk besvær med at benytte digital indmelding. Enstemmigt vedtaget.

De fortsatte mål for Tyrfings eksistens.

11. Der bliver fremsat et forslag omkring at indsætte informerende workshops omkring rollespil. Et konkret forslag var at dette f.eks. naturligt kunne holdes på spilgangen imellem afslutningen af en campaign og starten på den næste.

Brug af Tyrfings resourcer.

12. Forslag omkring indkøb af materiale. Indkøb af pengekasse til kontanter. Indkøb skrivemateriale til brug ved rollespil.

13. Det er enstemmigt vedtaget at den kommende bestyrelse vil få afklaret hvilke juridiske regler som gælder for at bruge foreningens midler til betaling af deltager-transport og/eller deltager-pris til f.eks. conner og andre rollespils-arrangementer (heriblandt forplejning/mad hvis dette også er en del af prisen). Bestyrelsen skal også afklare hvilke juridiske regler som gælder for eksempelvis forsikring af deltagerne under et sådant arrangement (hæfter foreningen f.eks. for evt. personskade under transport og ophold?)

Fastsættelse af kontingent.
14. 100 kroner er valgt som det fortsatte kontingent. Dette er enstemmigt vedtaget.

15. Valg af bestyrelse:

Stemmetællere: Jeppe Risager og Frederik Juul.

Valgte medlemmer af bestyrelsen:

Disse tre medlemmer bliver valgt på fredsvalg og der var derfor ikke behov for afstemning.

Knud Erik Jensen
Nicklas Peter Lauenborg Nielsen.
Jeppe Emil Risager.

Disse medlemmer blev valgt på kampvalg.

Mark Dalsgaard. Med seks stemmer.
Søren Ryttersgaard. Med seks stemmer.
Det skal noteres at Julius Harald Henningsen stillede op, men med kun fem stemmer var han ikke i stand til at komme i bestyrelsen.

Revisor:
Morten Nygaard Andersen.

Valg af suppleanter:
Dette er et fredsvalg.
Første suppleant: Julius Harald Henningsen
Anden Suppleant: Rasmus Justesen

Eventuelt:
Det bliver noteret at vi fortsat skal benytte os af talent potentialet i ungdomsskolen Ung Sorø.